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淺析疏浚企業工程項目中的溝通協調管理

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發表于 2017-9-25 22:53:31 | 只看該作者 回帖獎勵 |倒序瀏覽 |閱讀模式
  中港疏浚有限公司作為一家承擔國內外港口、航道的疏浚開挖及維護,吹填;海底管道、海底電纜鋪設;海洋環保工程;海洋資源開發;碼頭建設;圍海造地;承包境外港口與航道工程和境內國際招標工程的港口航道施工企業,公司擁有45項國家專利,95項軟件著作權,擁有4500立方米以上艙容的大型耙吸挖泥船16艘,自航駁2艘,總艙容量近15萬立方米,年疏浚能力超1億立方米。公司承接了國內外重大疏浚工程項目,如洋山港工程、港珠澳工程等,并有多艘大型耙吸式挖泥船在東南亞、南美、北美、非洲、西亞等十幾個國家及港澳臺祖國沿海地區承包大型工程項目,創立了優良的業績。承建的國家重點工程先后獲得了國家科技進步一等獎、詹天佑土木工程大獎、國家質量金獎等榮譽稱號。公司科學規范的組織船舶進行施工,設立了工程項目部,增強內外部溝通協調,從而實現項目的建設目標。
  企業組織架構分為機關、工程項目部、施工船舶三個層面,在工程項目運行中,遇到或多或少的問題,其中溝通協調管理主要有四個方面:加強工程項目目標的溝通協調管理;工程項目利益相關方溝通協調管理;工程項目溝通協調管理信息系統管理;工程項目溝通協調管理機制。
  為了做好工程項目的溝通協調,要切實抓好四方面的溝通協調工作。
  一、進一步明確項目目標
  每個工程都有其自身的目標,通過目標管理,也能實現工程總體目標。具體做法分三個階段:第一,設置目標是目標管理重要階段,可以細分為四步驟: 高管預定目標,是暫時、可改變的目標預案。要求目標管理每一個分目標有確定責任主體。預定目標之后,需重新審查現有組織結構,根據新目標分解要求進行調整,明確目標責任者和協調關系。下級明確組織的規劃和目標,商定下級分目標。在討論中上級尊重下級,幫助發展一致性目標。分目標具體量化,便于考核,每個員工和部門分目標要和其他分目標協調一致,支持目標的實現。分目標制定后,要授予下級權力,實現權責利的統一。第二,目標實現過程的管理。領導在目標實施中的管理必不可少。定期檢查,利用信息反饋渠道自然地進行;向下級通報進度,便于互相協調;要幫助下級解決工作中出現的問題,當出現影響組織目標實現時,也可通過一定手續,修改原定目標。 第三,總結評估。達到預定的期限后,下級進行自我評估,提交書面報告;上下級一起考核目標完成情況,決定獎懲;討論下一階段目標。如果目標沒有完成,應分析原因總結教訓,切忌相互指責,以保持相互信任的氣氛。
  項目總體目標主要是由項目經理制定和分解項目具體目標,確定各項工作的相關施工船舶和相應的責任人,并按照工程目標制定出項目部溝通協調的辦法和具體的流程。項目部管理人員都需要項目經理進行對整體目標的溝通協調,是工程的執行者,更是監督者。他對項目部內部需要進一步的分工和明確,對施工船舶的下級單位,也將具體目標分解給參建單位,他將用專業的管理和溝通協調的能力解決各類問題,從而使得工程能夠順利實施。
  二、均衡工程參建各方利益
  一個工程的建成完工,離不開參建各方的共同努力,離不開大家的團結一致,更離不開工程建設中的溝通協調。項目部與業主之間的利益溝通協調:業主希望施工進度能夠按照計劃實施,但是往往工程建設受天氣、設備、人員等情況的影響還是比較大的,所以說,能夠與業主溝通協調好工程現實情況,結合實際來判斷工程的進展,掌握工程的動態,才能相互之間達到互相理解的目的。項目部與監理之間的利益溝通協調:監理單位作為業主單位的派出授權單位,對于工程又比較熟悉,自然對工程建設的實際進展也了如指掌。但是監理單位是處于業主與施工單位之間,協調好兩者的關系很重要。項目部與施工船舶之間的利益溝通協調:項目的進展快慢,最主要取決于工程船舶的施工進度和施工效率,項目部要和船舶保持良好的溝通,工程的時間節點就能如期完成。項目部與岸基支持單位:工程的進展離不開岸基支持單位的積極參與和配合。作為一線船舶的后勤保障單位,項目部岸基支持也尤為重要,靠得住的岸基支持,將為項目提供十足的保障,將為工程建設提供保障。
  如何處理好局部利益和全局利益的問題:第一,以大局為重。任何一件事情都能涉及到“小我”和“大我”,要正確判斷事情的重要性,找準問題的核心,考慮問題與辦事,都要從全局的角度出發,當局部利益與全局利益相沖突時,局部要服從全局的。如在船舶和項目部或者和公司的利益受到沖突時,應第一時間考慮哪個利益最先保證,應該顧全大局,做大工程和小工程時,船舶往往傾向于更容易施工,效率更高的工程,但是對于全局來說,啃硬骨頭工程更需要船舶的支持與貢獻,所以要顧全大局的利益。第二,利益相輔相成。局部利益和全局利益是相輔相成的,當全局利益沒有受到損失時,才能保全局部的利益;當各個局部得到保障,會促進全局的安全和利益,唯有相輔相成,各方利益才能得到保障。只有船舶的安全穩定,才能造就公司上下的安全穩定。作為基層一線施工的船舶,無論如何都是施工效益的保障。公司機關作為管理機構,要時刻了解一線的動態,深入基層聽取一線的意見,只有這樣局部利益得到保障了,全局利益才能得到保障。
  三、創新溝通協調的方式方法
  隨著信息化、網絡化的飛速發展,溝通協調的方式方法也不斷創新,如QQ、微信、郵件等方式,進一步加快了信息的溝通,增強了溝通協調的效率。如在一般電話通訊的基礎上,交流更加便捷,船舶的信息反饋至項目部,項目部反饋至機關,不僅僅局限于電話等通訊,還有多種通訊,進一步創新了溝通協調的方式方法。
  在此基礎上項目建立起項目溝通協調管理的信息系統,首先,協調好各方面的信息。工程是一個全局性的工作,參與方很多,大家往往都是單線聯系,缺少信息的共享,缺乏有效的信息溝通,往往信息也會失真,很多協調工作都不到位所以建立一個共享的信息交流共享平臺,解決了工程建設中的協調問題,保證了信息的暢通。其次,規范統一項目各類施工資料。項目旗下有諸多施工船舶,其施工的資料不規范、不統一,沒有規范的格式,項目部的資料大家各管各,十分不人性化,因此,設立了系統,就能夠按照對口的文件夾,把相應的文件歸總到具體的系統類目中,不僅規范了文件的存放,同時也便于查找,達到了事倍功半的效果。最后,有效共享項目信息。在一個平臺上能夠及時的公布和共享,那么及時性和有效性就有了保障,從而達到事半功倍的效果。
                           
                           
                           
                              四、建立健全項目溝通協調管理機制
  項目運營的最終目的是為了贏得經濟效益,追求利潤的最大化,而要促進項目的有序推進,獲得最大的利益,最重要的是建立健全相關的管理制度,溝通協調管理機制能夠提升項目的管控水平。
  首先明確最終目標的原則。溝通協調管理的主要目的是分析和解決問題,以此達到工程項目的既定目標。目標的設定讓每一個參建單位以及每個建設者都能對目標有全面而清晰的認識,進而圍繞目標去溝通和協調。因此,在工程建設中,參建各方都要加強溝通協調,緊緊圍繞大的目標,齊心協力抓好工程建設,堅持完成每一個小的節點目標,才能使工程最好順利實現目標。其次高效溝通協調的原則。疏浚工程項目涉及的參建施工單位比較多。唯有通過溝通和協調,加快問題解決的時間,提高工作的效率,才能達到工程高效的原則。再次統一領導的原則。對于整個項目應該有個統一規范的領導,工程需要穩步推進,就一定要有一個核心的領導,只有統一了內部的溝通和協調,才能提升工作的效率。因此,工程的推進需要統一項目的負責人進行統一的指揮和施工。還有制度一貫性的原則。為了整個項目的傳承性和一貫性,勢必需要建立健全項目溝通協調管理辦法,讓溝通協調工作能夠有序開展下去。溝通協調的一貫性得以傳承,通過工程實踐,不斷地進行調整和完善。最后工作主動的原則。工程項目的一線管理人員,就要嚴格按照制度執行,同時也進一步發揮員工的主動性和積極性,發現問題主動的進行溝通和協調,把問題及時的解決。
  建立健全溝通協調制度,在遇到問題時有章可循、有據可依,便于操作。如在船舶施工期間,遇到船舶設備損壞等情況,項目部在未知的情況下,船舶就應該按照有關制度及時反饋至項目部,根據有關要求,及時把船舶拋錨修理,保障船舶施工安全。其次溝通協調制度執行到位,執行力在任何一個組織中都具有舉足輕重的地位,制度落不了地,光有制度不執行也等于空談,溝通協調的制度目的就是及時解決存在的問題,達到信息暢通。如在項目部執行相關施工命令時,船舶由于自身等情況未能及時施工,造成損失,船舶也未按制度及時說明,此時執行力不強造成的,進一步加快執行力的建設。
  在疏浚企業工程項目的建設過程中,通過有效的溝通協調管理,將大大提升工程管理的效率,加快工程建設的進度,進一步提升企業的盈利能力,為企業可持續發展做出貢獻。
  (作者單位:上海理工大學)
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