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我國檔案服務業企業創新能力的提升與發展趨勢

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發表于 2017-9-25 22:54:47 | 只看該作者 回帖獎勵 |倒序瀏覽 |閱讀模式
  摘 要
  檔案服務業作為一種新興的文化產業也逐漸成為重要的生力軍,特別是近年來檔案服務業企業逐漸得到了社會的廣泛認同,這就需要作為核心的檔案服務企業自身不斷提高創新能力,本文從檔案服務業企業創新發展條件入手,闡述了提升檔案服務業企業自身創新能力四個層面及其未來發展趨勢,以望促進檔案服務行業健康發展。
  關鍵詞
  檔案服務業 檔案管理公司 企業創新能力
  中圖分類號 G273 文獻標識碼 A 收稿日期 2017-06-07
  檔案服務業是檔案事業核心組成部分。在我國,檔案服務業的提出是基于服務業蓬勃發展的前提下,最早是由浙江省檔案局提出的“檔案服務業是運用現代檔案管理知識、技術和場所、設備、設施等要素向社會提供智力成果、勞務服務、檔案產品的新興行業,是檔案事業的重要組成部分。”[1]檔案服務業企業是社會分工細化的產物,檔案服務業領域巨大的市場潛在需求早就被西方發達國家敏銳的察覺到,如今由國外的商業性文件中心到我國的檔案服務業企業,均在不斷發展。
  一、檔案服務業企業創新發展條件
  我國檔案服務業已經進入蓬勃發展的時期,檔案服務業企業也逐漸成為市場經濟中的新型經濟發展模式,與此同時檔案行政管理部門也注意到這一行業的現狀與發展趨勢。就現狀而言,檔案管理部門的優良決策既決定著檔案服務業正確的發展方向,同時也決定著企業創新能力的有效提升,目前我國中央及地方的檔案學會在我國檔案服務業創新能力方面給予了重要的指導。就發展趨勢而言,近年來,作為新興產業的檔案服務業市場形成、理論研究、法規完善、業務開展等幾方面為檔案服務業企業創新發展提供了必要的條件。
  1.檔案服務業初步市場化。檔案服務業的蓬勃發展是由市場經濟帶動的,而與此同時,檔案服務業的市場趨勢也在政府機構改革和市場經濟體制的不斷發展中逐步顯現,目前我國檔案服務業企業已經具備了現代企業制度的特征,通過提供最優質的檔案服務追求經濟效益,主要受市場供需關系影響[2]10。從經濟學角度看,“檔案服務市場是指一切檔案信息交換場所和生產者、經營者與用戶經濟關系的總和,是信息市場系統的一個子系統,是信息產業的重要構件”[3]30,目前,無論是從理論研究還是實踐發展上來看我國的檔案服務業市場都已初步形成。各地政府機關逐漸開始嘗試購買檔案公共服務,中辦、國辦《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中提出了要支持并且規范檔案事物的發展要求,理論和實踐的發展進一步拓寬了檔案服務業市場。
  2.檔案服務業企業業務的多元化發展。檔案服務業企業業務對象主要圍繞著與檔案管理相關產品和檔案管理服務兩方面開展,“從檔案產品及檔案服務所包含的勞動性質和勞動特征來分析,它們是高度密集型的智力活動,具有高附加值的特色,可以為消費者提供某種效用和利益,完全可以通過市場交換來實現其勞動價值。”[4]12從服務的范疇上看,“檔案服務業企業除了對傳統檔案進行整理和數字化處理業務之外,還必須具備檔案咨詢、檔案鑒定、檔案修復、檔案銷毀、檔案寄存等多重業務功能。”[5]80目前,國內具有代表性的外資檔案服務業企業——信安達公司,它與上海創造實業公司合作建立上海信安達文件管理公司,是國內首家經授權合法提供文檔儲存和信息管理服務的檔案服務公司。“信安達公司的五大業務項目包括:專業文件保管;文件掃描;文件銷毀;電子文件特藏庫,在恒溫恒濕的環境中保藏客戶敏感的電子媒體介質;咨詢服務,如業務流程外包,工作流程規劃,風險管理和災難預防應對策略等。”[6]79-81又比如創立于1999年的北京量子偉業信息技術股份有限公司(量子偉業),主要為用戶實現從館庫規劃、展廳展覽設計、智能密集架、檔案信息化咨詢與建設、檔案數據服務、數字檔案館等業務。可以看到檔案服務業企業的業務已經向多元化方向發展。
  3.檔案服務業行業標準在發展中規范不斷完善。作為檔案服務業主管部門的檔案行政部門,要將檔案服務業的監督管理納入檔案日常行政監管范圍,目前無論是中央還是地方的檔案行政管理部門已經逐步完善檔案服務業的標準規范,“浙江省檔案局經過嚴謹科學的決策程序后,2016年出臺《關于促進檔案服務業健康發展的意見》,基本形成浙江省檔案服務業發展的總體制度安排,從制度供給側改革,規范促進全省檔案服務業健康發展。”[7]42中國檔案學會是國家檔案局下屬的學術性組織,在我國的檔案學界的影響甚廣。檔案學會可以利用自身的專業性優勢,根據相關標準規范對檔案服務業企業進行理論和實踐方面的指導,同時也可以根據企業的發展狀況提出適當的建議。近年來,我國檔案學會相繼出臺了有關檔案寄存托管、檔案數字化加工服務、檔案密集架(柜)檔案設備、用品與服務、檔案展覽展示類定點企業資格評審(試行)辦法。而國外的行業協會 PRISM制定的一系列標準,如“運營標準(Standard Operating Procedures For Commercial Records)、建筑標準(Model Building Code and NFPA Requirements)、災備標準(Disaster Planning Workbook for Commercial Information Management Companies)、保險及風險轉移標準(Insurance and Risk Transfer Guidelines)”[8]58等,對我國的檔案服務業的標準制定有重要的參考借鑒作用。隨著檔案服務業的不斷發展,其行業標準、行業規范也會在發展中不斷完善。
  4.檔案服務業理論研究逐步深入。截止到2016年,有關研究統計,通過中國知網文獻總庫作為主要資源庫,按主題檢索分別以檔案服務業(機構)、檔案中介機構(服務業)、檔案事務所、檔案外包業、檔案咨詢公司(機構/中心)、檔案寄存中心(業)、商業性文件中心、檔案托管公司為檢索詞,經過篩選分析后,從1992年到2016年共檢索出相關的文獻約301篇。這300多篇的論文主要涉及以下七個方面,分別是檔案服務業企業的產生條件、定義與性質、類型、業務范圍、運作模式、現存問題、發展方向。所以說,檔案學術界在檔案服務業理論研究上還是比較成熟的,隨著研究更加的深入,劉安福提出了“用經濟學的有關基本原理對信息現象和檔案信息服務問題進行研究,基于產業型檔案信息服務的經濟學研究成為新的課題”[9]1-5,而檔案服務業理論的研究也離不開馬克思主義理論的指導,“按照馬克思的經濟學思想,勞動力可以在市場中進行交換,而勞動則不能進行交換。因此,要確立檔案服務業市場,就必須明確檔案服務的屬性。否則,談檔案服務市場的形成,就是違背經濟規律的。”[10]132016年,浙江省檔案局組建省檔案學會檔案服務業學術委員會,是檔案行政部門堅持理論問題導向,是順應檔案事業發展趨勢、規范檔案服務業行業自律的理論需要,這進一步豐富了檔案服務業理論基礎。
                           
                           
                           
                              二、檔案服務業企業創新能力提升的幾個層面
  1.企業人才結構。檔案服務專業化人才隊伍是檔案服務業企業的主要核心要素,其中就包括管理層人員結構和具體業務人員結構。現在很多的檔案服務業企業的人才結構是不合理的。由于檔案服務業正處于初步發展階段,入職門檻較低,無論是管理者還是工作人員具備檔案教育和職業背景的比例非常低,所以急需規范企業人才隊伍的準入制度,對從業人員進、出嚴格把關,堅持實行檔案服務業企業從業人員資質考核和認定制度,積極引進優秀專業人才,對不合格的冗員堅決辭退,建設一支高素質的檔案服務業從業隊伍。檔案服務業企業需要引入人力資源管理價值鏈,“國內學者大多數從‘價值創造’‘價值評價’‘價值分配’三個主要環節進行人力資源價值鏈的研究。”[11]4-5(1)價值創造的關鍵在于開發與吸納人才,通過開發和吸納人才來為企業創造出更多的價值。因此檔案服務業企業既要注重吸納接收優秀專業人才,又要注重培訓以提升員工自身的價值。(2)價值評價是要保證價值評價體系的科學規范。要客觀公正地評價每一個員工的投入和貢獻。只有具備了科學規范的評價體系,檔案服務業企業的才能及時進行人員調整,才得以繼續保持檔案服務業企業的競爭力。(3)價值分配是通過讓員工憑借自己的績效得到合理的回報來保證分配的公平合理。合理的價值分配制度可以使檔案中介服務機構人員樹立主人翁意識,增強對檔案服務企業的歸屬感,這樣可以在很大程度上提高員工的工作熱情,同時也能留住人才。
  2.企業經營模式。在傳統檔案服務業企業經營模式中除了檔案數字化、檔案寄存、檔案軟件設計等可以實施外包以外,還可以拓展很多的經營模式。比如,(1)檔案保護技術的外包。檔案在保存、使用和日常管理的過程中難免會有一定程度的破損,特別是一些特殊載體的檔案,有可能破損程度更嚴重,這就需要企業要經常性地對保存的檔案進行修裱、修復。但是,在企業內部卻很難做好檔案的保護工作。原因有二:其一,缺乏專業人才,更少有掌握這項技能的工作人員;其二,缺乏專業的器械設備。因此要想做好企業內部檔案的保護工作企業應將這些工作外包。(2)專業運送服務,就目前檔案服務行業來看大多數的檔案外包機構都有自己的運輸車輛,用以負責送取檔案以及與本行業有關的其他業務。(3)檔案鑒定與銷毀。該銷毀的檔案如果不及時銷毀或者銷毀的不完全都有可能導致商業機密泄露,為更專業地銷毀檔案,企業會考慮將這項業務外包,交由專業機構來完成。當然,還有一些其他的經營模式有待于開發[12]22。如在全國首屆“‘互聯網+’時代檔案服務業發展高峰論壇”中,中國人民大學張斌演講的“檔案服務業新發展的思考”中包括開拓檔案服務業的創新模式和創新手段,要實現思維的客戶化、互聯網、數字化、數據化等,同時要充分利用現代化、網絡化、數字化手段全面實現檔案服務的全程管理、數字加工、信息分析、知識管理以及遠程監控和遠程檔案利用等工作。可以看到檔案服務業企業在經營模式上還有很多的空間可以提升。
  3.企業制度化建設。目前在企業制度化建設方面,檔案服務業企業還不完善,還有很多可提高的空間。而作為以盈利為目的的檔案服務業企業的服務標準絲毫不能差,這是企業發展的生命線。目前越來越多的企業為了實現合作雙方的良好合約關系,積極引進監理機制,有效地控制并且提高了項目的服務水平,進程、進度等各個方面。當然,有的企業服務的水平有限,服務質量不高,要想實現檔案服務行業整體化水平提高,實現檔案服務業的均衡發展,就應實現整個行業的服務標準化和規范化。其中服務標準化主要包括兩個方面的內容。其一,工作流程方面的標準化。由于各個企業的主營業務不盡相同,其內部的工作流程也各不相同。通常來說,工作的展開要以雙方簽訂的合同或者協議為標準。例如,檔案咨詢方面的流程為:首先要確定計劃;然后成立工作小組進行客戶方面的調研工作;再次數據定量和定性分析;隨后要征詢客戶反饋;最后建立完整的檔案。其二,內容方面的標準化。比如檔案寄存標準規范,要求寄存企業具有嚴格的存儲資質和管理制度,“申江萬國總部基地是嚴格按照國家《檔案館建筑設計規范》的甲級標準進行設計、施工和驗收的獨立建筑,墻體結構、承載要求和低碳環保嚴格按照國家檔案建筑標準。”[13]79我國檔案服務業企業可結合行業服務的實際情況,依據相關的行業標準進行制度化建設。
  4.企業文化。企業文化是企業管理中老生常談的問題,而在檔案服務業企業中更要特別注重企業文化的培育,檔案服務業企業本身從事的業務最終目的也是為了社會文化傳播和發揚,從企業的性質來說定位于文化型企業比較符合所追求的最高發展的目標,另外由于各個服務業企業中的最大的經營成本來源于人力資源成本,企業員工是這一企業的最核心競爭力,如何讓企業員工認同企業文化,更好地融入企業文化,是檔案服務業企業發展的有利保障。所以擁有獨特的企業文化是檔案服務業自身應該不斷追求的目標。企業通過自身特色的企業文化可以穩穩地留住人才,可以使人才更好地服務于企業。而身為檔案服務業企業的從業者要有嚴謹的工作作風,要做到誠信做人,誠心做事、要熱愛自己的工作崗位、要有對于被服務方滿滿的責任,做好相關保密工作、要有團隊意識。相應的,檔案服務企業也要注重提升員工的物質生活和精神生活水平,滿足員工的需求,從而使每一位員工都有一種歸屬感。讓員工通過各種途徑來讓員工感知企業文化,比如定期的教育培訓,節日娛樂活動以及帶薪休假制度等,滿足員工自身需求,使員工感受到良好的企業文化氛圍,從而為企業創造更大的價值。
  三、我國檔案服務業企業的發展趨勢
  1.檔案全產業鏈條服務。檔案服務業企業之間競爭已經是必然的趨勢,隨著檔案服務企業日益增加,有權威人士表示,檔案服務業企業在競爭過程中手段過于單一,差異化競爭過少,避免不了出現惡性競爭的情況,特別是檔案服務業企業如果只有單一的業務只會被淘汰,需要打造檔案管理全產業鏈條提升企業的競爭實力。進入“互聯網+”時代,“從傳統的信息服務轉向基于“云”和移動的服務,從泛泛的軟件研發進入細分行業的深度精細化服務,加強檔案管理全產業鏈服務為我國檔案服務業的未來發展指明了方向。”[14]25在當今時代各企業的服務產品質量趨于同一水平線,因此各企業提高各自服務產品的質量成為它們在競爭中制勝的關鍵。如果檔案服務業企業能夠建立自己的專屬品牌,就能夠使企業在與對手的競爭過程中占據優勢地位,并且使各自的產品附加價值得到大大地提升。
                           
                           
                           
                              2.檔案服務業國際合作。在檔案服務業發展過程中,出現了很多外資檔案服務業企業,它們由境外商人在我國境內投資創辦,是獨立的法人,具有企業的性質。自上世紀90年代末,美國的信安達和鐵山公司等跨越國家和地區的國際性商業性檔案服務公司,陸續在我國開設分公司。“外資檔案服務業企業的出現促進和提升我國檔案信息領域服務外包的理念和技術管理水平。”[15]33
  國際檔案管理外包服務行業趨于完善,各種類型的商業性檔案管理外包中心分布十分廣泛,眾多的大型檔案管理外包服務企業已實現跨國規模化運營并進入長期金融市場。絕大多數的世界500強企業都將本企業非核心的檔案寄存業務外包出去,而我國境內只有不足5%大中型企業接受這種檔案寄存外包服務。我國接收檔案寄存外包業務的現狀和幾十億卷(件)的檔案保存量形成了鮮明的對比,由此可見檔案服務業擁有巨大的潛在產值。而隨著我國民營企業走出去,成為跨國性企業,積極尋求檔案的服務外包服務,就必須得加強檔案服務業的國際合作。如之前所說上海信安達文件管理公司就是典型的檔案服務業國際合作典范,它經過數十年的發展,分別在我國上海和北京兩地成立了自己的分公司,并且以良好的信譽和高質量的服務水平吸引了中國客戶。
  3.智能化檔案管理理念。我國政府已經提出“大數據行動計劃”“互聯網+”戰略等,檔案服務業企業需要站在一個新的高度來看待互聯網行業與傳統行業的結合,可以預見在政府的引導下,“互聯網+”將更加快速地向服務業各領域進行全面滲透。目前,社會依托互聯網進入了大數據時代,利用大數據相關的技術“解決目前困擾各地的‘信息孤島’現象,做到信息資源的共享、智能決策的集成,實現智慧城市讓城市生活更美好、更幸福的目標。”[16]53在智慧城市建設的今天,部分單位已經基本實現檔案庫房管理設備的智能化管理。而由于我國在智能化建設方面歷史較短,經驗不足,相關標準和規范都沒有具體到位,智能化的檔案寄存庫房建設的質量就無法保證。“如何通過實踐應用讓智能化庫房建設得到認可和支持,充分實現其實用價值仍然是檔案寄存企業館庫智能化建設面臨的巨大挑戰。”[17]106
  4.檔案服務個性化定制。無論是企業還是個人對檔案管理個性化需要越來越強烈,很多的檔案服務業企業開始關注個性化定制服務,當前顧客消費逐漸從標準化向多樣化、個性發展。這種個性化定制服務是指檔案服務業企業對本企業所有顧客的需求進行重新整合,根據這些整合信息提供有針對性的個性化服務,以滿足不同行業顧客的多樣化需求。檔案服務業企業開展檔案服務個性化定制是順應了社會發展的潮流,可以使企業在激烈的競爭環境中占據優勢地位。檔案服務個性化定制主要體現于服務內容、服務方式與服務時空上。服務內容的個性化是檔案服務業企業針對顧客的具體要求,提供滿足其要求的產品與服務。例如,檔案服務業企業研發專門適用于顧客公司的檔案管理軟件等;服務方式的個性化是指檔案服務業企業針對顧客的生活習慣專門制定的服務計劃。例如,檔案服務業企業通過之前信息整合確定的顧客閱讀習慣,有針對性地對顧客通過微信或是郵件推送與檔案相關的信息;服務時空的個性化是指檔案服務業企業針對顧客的具體要求,能夠在顧客指定的時間與空間完成顧客所指定的任務。在當今時代,檔案服務業企業要解決大規模生產與個性化定制的矛盾,只有通過大規模定制化來解決該問題,以服務系統高效運作為基礎,同時能夠最大程度地滿足顧客個性化定制需求。
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  ★項目基金:2017年國家社科基金項目《大數據時代檔案服務業理論與實踐研究》(項目編號17CTQ048)階段性研究成果。
  ★作者簡介:魏鑫茹,遼寧大學歷史學院2016級圖書情報專業研究生,研究方向為企業檔案管理。左雪,遼寧大學歷史學院2016級圖書情報專業研究生,研究方向為企業檔案管理。
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