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淺談企業人事檔案管理

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發表于 2017-9-25 23:01:22 | 只看該作者 回帖獎勵 |倒序瀏覽 |閱讀模式
  摘 要:近年來,我國的經濟體制改革不斷深入,人事改革也成為企業謀求持續發展的必要途徑。企業在不斷的改革和發展過程中,人事檔案管理起到了不可忽視的積極作用,它為企業的人事制度和用人觀念指明了方向。
  關鍵詞:企業;人事檔案
  人事檔案是企事業選人、用人、開發人力資源的基礎,是組織人事部門按照黨的干部政策在培養、 選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作業績等內容的文字材料, 并按有關規定進行整理后組成的, 是考察了解和正確選拔使用干部的重要依據; 是促進人才合理流動、合理配置和合理使用, 保證人才隊伍素質的重要措施, 特別是對專業技術人員職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。
  一、人事檔案管理對人力資源管理的意義
  (一)為人力資源開發提供真實可靠的信息和數據
  人事檔案是現代社會人存在的最有力的證明材料,其伴隨著人的一生成長歷程,可以說,人一生中所發生的重大事件在檔案中都有記錄,根據人事檔案的記載組織能夠及時的發現新人,使人才各盡其職,揚長避短,得到充分顯示出它的價值,建立干部人事檔案信息數據庫,信息化是人事檔案管理工作的重要平臺和技術支撐,實現人事檔案管理信息資源的社會共享是人事檔案的發展方向,人事檔案管理信息化是一檔案原始資料信息為基礎,開發一些信息軟件,利用現代化工具是人事檔案管理資源信息化、標準化、可共享的目錄數據庫和內容數據庫實現人事檔案信息傳輸的網絡化和人事檔案管理信息資源的共享化、提高人事檔案的使用價值。
  (二)有助于對人力資源進行合理配置
  隨著信息化健全,更好地促進企事業單位的迅速發展。利用人事檔案能夠進一步了解員工的相關信息,員工的工作調配、干部任免、職稱職務評聘、考察考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料,從而對其進行科學管理,根據不同人才的能力和各類人才的不同特點,在組織內進行合理配置,因事而擇人,因人以治事,把人才配置到最能發揮作用的地方和崗位,充分發揮人才的特長,促進部門之間,系統之間、組織與組織之間人才合理有序地流動,避免人才擠壓和所用非所學的現象產生,為事業的發展迅速、合理的配置人力資源。
  二、目前人事檔案管理中存在的問題與不足
  1、對人事檔案管理的重要性認識不足近年來,隨著各項人事制度的不斷改善,很多單位對人事方面的工作越來越重視,但對人事檔案管理工作的認識與投入力度卻還存在一定不足。有些單位對人事檔案管理工作只停留在表面,認為人事檔案管理工作難以獲取利益,認為檔案管理工作不如其他工作重要,往往忽視人事檔案管理工作的重要性。而領導的這種不重視,導致對檔案管理工作投入不足,從而使其相關工作人員敷衍了事,致使人事檔案管理工作處于被動狀態,不能更好地為單位人事隊伍服務。
  2、檔案管理方式過于單一目前,我國企事業單位和機關部門的人事檔案管理方式較為單一,都采用統一的格式,統一的分類進行管理,而不能根據企業自身的特點及具體情況采取不同的管理模式,這種過于單一的管理模式,使人事檔案管理千篇一律,缺乏特色。
  3、人事檔案管理方法比較滯后目前,在人事檔案管理中,現代化管理方式運用較少,其管理方法存在很大的滯后性,多數部門和企業仍采用傳統管理方法,工作比較繁瑣,且不易操作。當前的人事檔案管理方法已不能很好地適應社會發展的新要求,導致人事檔案的管理不能很好地對人才進行全方面、深度的考核。
  4、人事檔案管理人員的創新性不強,隨著社會與知識經濟的不斷進步,各行各業都在不斷地進行著創新與改革,以更好地適應社會發展。而人事檔案管理工作也需要不斷地進行創新與改革,從而使更加適應現代社會的發展。
  三、加強人事檔案管理的措施研究
  1、加強對人事檔案管理的認識在新形勢下,要想提高人事檔案管理的效率,就要加強對人事檔案管理的認識,充分發揮人事檔案管理工作人員的積極性,從而更好地促進人事檔案管理的發展。首先,要提高管理人員的對人事檔案管理的認識與重視。在單位中,管理層人員要加強對人事檔案管理重要性的認識,以積極的態度來面對人事檔案管理,投入較多的精力來關注人事檔案管理。其次,要加大對人事檔案管理的投入力度,加強對人事檔案管理工作人員的重視,提高工作人員待遇,從而不斷提升人事檔案管理的服務質量。
  2、加強對人事檔案材料的完善管理要加強對人事檔案材料的完善,從而使人事檔案管理工作可以更好地與社會發展相適應。對人事檔案材料的管理,要在檔案資料具有真實可靠的前提下,不斷提升人事檔案資料的科學價值。對人事檔案資料的管理,要從收集、整理、歸檔等各個方面來規范地完成,對所有人事檔案材料的收集要具有真實性、可靠性,進而全面提高人事檔案管理質量。
  3、建立人事檔案現代化信息管理系統,為了合理利用各種人力資源,從而更好地發揮其作用,企事業單位相關管理人員首先需要與時俱進,將先進的科學技術手段應用于人事檔案管理,從而提高工作效率,延長人事檔案的壽命。
  加強人事檔案管理的創新,可以更好地提升檔案在實際工作中的作用,而人事檔案管理工作又是一項政策性、專業性都比較強的工作,因此,我們要不斷加強對人事檔案管理工作中遇到的問題進行分析,從而把人事檔案管理工作做得更好。
  參考文獻:
  [1]修云潔.新時期企業人事檔案管理存在的問題及對策[J].辦公室業務,2016(06).
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